環境がかわってから、初めての人とメールのやりとりをすることが多くなりました。
結構ずぼらで、返信が遅れちゃったりすることも多いので、速攻で返信することを心がけていますが、それでも遅れたりするんですよね。。
いわゆるライフハック系の本とかには、「メールは朝読むな」とか「メールチェックは1日2回にしろ」とか書いてあるわけです。でも、それとは逆に「速攻で返信しろ」「未読を貯めるな」というのもよくいわれること。一体、どっちなんだ？と・・・。
まぁこれは両方とも正しくてどこにバランスを取るか？次第だと思います。
メール返信という行為ですが、目的を分解すると
・ メール相手と円滑に意思疎通をしたい。
・ 仕事の作業スピードを落とさない。
という2つの目的があります。2つは反するとように見えますが、どちらにも有効な方法もあるものです。以下、私が実践してたり、ネットから参考になる情報やURLをご紹介です。
メール受信回数と時間の決定
メールクライアント（Outlookとか）を起動しっぱなしにしてたり、10分毎に送受信して、メールチェックしてたりすると、午前中はメールチェックで終わった。。と作業効率が落ちる一方なので、メール受信回数は1日3回！確認時間は10時15時19時！と決めちゃいます。
メール返信時間も作業時間にいれる
メール返信作業というのは、一日スケジュールの中にいれないことが多いのですが、大体10分～20分くらい作業時間として予め確保します。また、そのときに決めた1回の返信時間を超えないように注意します。
1日3回メール確認するとして、1回を20分だとすると、スケジュールに考慮していないと1時間ずれちゃいますからね。。
メールクライアントは必要な時だけ自動起動
私みたいな意思の弱い人は、作業の集中力が切れていて、画面上にメールクライアントが起動してたりすると、メールチェックを無意識に開始したりするんですよね。なので、返信が終わったら終了するといいと思います。起動するのを忘れると怖いので、windowsだったらUWSC（自動操作ソフト）でメールクライアントを指定時間に自動起動させるといいかもです。
目に入るメールの量を減らす
受信箱にいっぱいメールがあると、処理効率が遅くなるので、「未読メールを非表示」にしたり「あんまり関係ないMLはフォルダ分け」したりして、見えるメールを減らしましょうー！
辞書登録は過剰気味に
これはメールだけに限った話ではないですが、私だと「i変換で（いつもお世話になっております。）」「ｒ変換で（リートの秋好です。）」「g変換で（ご連絡ありがとうございます。）」みたいによく使う文例は辞書登録しています。
そうすると、「i→r→g」ってするだけで、メール冒頭文ができあがっちゃいます。辞書登録って本当に必要そうな文章しか登録しないことが多いのですが、これまで辞書登録するの？って思われる単語・文章も登録していくほうが、結局は効率がよくなります。
ちまたで噂？のATOKという日本語変換ツール（有料）もメール返信速度が1.2倍（体感比）ほど高まります。
できるだけ即断で返信する
ちょっと時間を持って考えないと返信できないようなメール（契約条件・提携など）でもその場で判断して返信するようにしています。あとで考えても、（私の場合は）結局は返信内容に違いがあることが少なく、悩む時間を節約する効果があります。もちろん、誰かに相談したほうがいいような時は別ですが。
上にあげたのは、ごく一部です。私が実践していないメール術もいっぱいあるので、以下のサイトも参考にして頂ければと思います。
「仕事でのメール術」関連の参考情報
・先延ばししない！ メール処理術
・７つの習慣、GTD に次ぐ第三の潮流、4HWW
・メールチェックは不眠のもと エスプレッソ２杯の効果
・メールチェックはなぜ生産性を下げるのか
・仕事にてのメール術
あなたの仕事が劇的に変わるメール術 |
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平野 友朗
ビジネス社 2005-05-27 おすすめ平均 |
メールのビギナーにはレファレンスとして有効活用。残念ですが、私にはモノ足りませんでした。